Vertrauen durch Transparenz

Datenschutz­erklärung der Verbands App

Wir informieren Sie darüber, welche personenbezogenen Daten im Rahmen der Verbands App verarbeitet werden, auf welchen Rechtsgrundlagen dies geschieht und welche Schutzmaßnahmen wir getroffen haben. Die Datenbank und die serverseitige Verarbeitung der Verbands App laufen im Rechenzentrum unseres Infrastrukturanbieters in Frankfurt am Main. Einzelne Dienste, etwa die Anmeldung, die Zustellung von Push-Benachrichtigungen, die Auslieferung der Web-App und die Erzeugung von Bildern mit KI, verarbeiten Daten auch außerhalb der EU; Abschnitt 4 und 5 nennen sie. Für Zahlungsabwicklung und App-Stores gelten ergänzend die Datenschutzhinweise der jeweiligen Anbieter.

Verantwortlicher

radtke solutions GmbH

Bergedorfer Straße 92, 21029 Hamburg
Geschäftsführer: Arek Radtke
E-Mail: datenschutz@radtke-solutions.de

Datenschutzanfragen

Anfragen zum Datenschutz richten Sie an die oben genannte E-Mail-Adresse. Für Organisationen, die die Verbands App nutzen, gilt unser Auftrags­verarbeitungs­vertrag unter verbands.app/avv; Weisungen nach diesem Vertrag gehen an dieselbe Adresse.

Inhalt dieser Datenschutz­erklärung

1. Allgemeine Grundlagen

Diese Datenschutzerklärung gilt für die mobile Verbands App (iOS, Android, Progressive Web App) sowie verbundene Verwaltungsoberflächen, Supportkanäle und Microsites. Sie ergänzt vertragliche Vereinbarungen zwischen radtke solutions GmbH („radtke solutions“) und dem jeweiligen Verband bzw. der Organisation.

Bei der Verbands App handelt es sich um eine Plattform zur Kommunikation, Verwaltung und Vernetzung von Verbänden, Vereinen und Organisationen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie sektorspezifischer Spezialnormen.

Nutzt eine Organisation die Verbands App, verarbeiten wir die Daten, die sie, ihre Mitglieder und ihre Nutzenden in die App einbringen, in ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO); verantwortlich ist dann die Organisation. Grundlage ist unser Auftrags­verarbeitungs­vertrag unter verbands.app/avv. Er gilt ab der Anlage der Organisation, auch in der kostenlosen Testphase; ein individuell geschlossener Vertrag geht ihm vor. Seine Anlagen beschreiben, welche Daten wir je Modul verarbeiten (Anlage 1), mit welchen technischen und organisatorischen Maßnahmen wir sie schützen (Anlage 2) und welche Unterauftragsverarbeiter und weiteren Empfänger mit welchem Verarbeitungsort beteiligt sind (Anlage 3). Für die übrigen Verarbeitungen, etwa auf dieser Website, im Vertrag mit den Organisationen, im Support und im Vertrieb, sind wir selbst verantwortlich.

Für Verarbeitungen im Auftrag einer Organisation nennt Abschnitt 3 die Rechtsgrundlagen, auf die sich die Organisation in der Regel stützt; welche im Einzelfall gilt, bestimmt die Organisation. Anfragen zu diesen Daten richten Sie bitte an die Organisation; erreichen sie uns, leiten wir sie an sie weiter.

2. Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen der Verbands App verarbeiten wir je nach Nutzungsumfang folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Stamm- & Kontaktdaten

  • Name, Anrede, Titel
  • E-Mail-Adresse, Telefon- und Mobilnummer
  • Postanschrift, Firma/Organisation
  • Verbandszugehörigkeit, Rollen & Berechtigungen
  • Profilbild und optionale Freitextangaben

Kommunikations- & Inhaltsdaten

  • Nachrichten, Chat-Verläufe, Kommentare
  • Beiträge in Newsfeeds, Wikis & Umfragen
  • Medienanhänge (Bilder, Dokumente, Videos)
  • Kalendereinträge & Veranstaltungsdaten

Technische & Nutzungsdaten

  • IP-Adresse, Gerätetyp, Betriebssystem, Browserversion
  • App-Version, Bildschirmauflösung, Spracheinstellung
  • Nutzungsereignisse mit Kennung des Nutzerkontos; Fehlermeldungen, auch mit Name und E-Mail-Adresse
  • Push-Benachrichtigungs-Token

Mitglieds- & Beitragsdaten (Mitgliederverwaltung)

  • Mitgliedsanträge, Mitgliedschaften & Mitgliedsunternehmen
  • Zustimmungen zu Satzung & Beitragsordnung mit Fassung und Zeitpunkt
  • Beiträge, Rechnungen & Zahlungsstatus
  • Zahlungsart; von IBAN oder Kartennummer nur die letzten vier Stellen
  • Verlauf der Mitgliedschaft einschließlich Ausweisprüfungen

Zahlungs-, Buchungs- & Auszahlungsdaten

  • Buchungs-, Bestell- und Transaktionsnummern
  • Warenkorb-, Ticket-, Event- und Leistungsdaten
  • Zahlungsstatus, Erstattungen, Streitfälle und Chargebacks
  • Zahlungsart-Metadaten; vollständige Kartendaten speichern wir nicht
  • Stripe-Account-, Connect- und Auszahlungsstatus
  • Identitäts-, Unternehmens- und Risikoprüfungsdaten, soweit für Stripe Connect erforderlich

3. Verarbeitungs­tätigkeiten & Rechtsgrundlagen

3.1 Registrierung & Nutzerkonten

Für die Nutzung der Verbands App wird ein personalisiertes Konto benötigt. Hierbei verarbeiten wir Stammdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), die Zugehörigkeit zur Organisation, Rollen & Rechte sowie optional Profilinformationen. Die Anmeldung erfolgt per E-Mail und Passwort, per E-Mail-Link (Magic Link) oder, soweit die Organisation es eingeschaltet hat, mit einem Google- oder Apple-Konto. Den Anmeldedienst betreibt unser Infrastrukturanbieter in Rechenzentren in den USA (Abschnitt 4). Wählen Sie die Anmeldung mit einem Google- oder Apple-Konto, melden Sie sich dafür bei Google bzw. Apple an; diese verarbeiten die Anmeldung nach ihren eigenen Datenschutzhinweisen. In der Web-App lädt der Anmeldedienst auf Mobil-Browsern und in Safari schon beim Start ein Skript von Google (apis.google.com) und ein Anmelde-iframe von der Domain der App-Anmeldung; das braucht die Anmeldung mit einem Google- oder Apple-Konto. Dabei erhält Google die IP-Adresse und Angaben zum Browser. Die Apps aus dem App Store und von Google Play laden beides nicht. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) gegenüber der Organisation und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) zur Sicherstellung der Plattformfunktion.

3.2 Kommunikation & Push-Nachrichten

Innerhalb der App können Inhalte veröffentlicht, Chats geführt und Push-Benachrichtigungen versendet werden. Verarbeitet werden Nachrichteninhalte, Medienanhänge, Zielgruppen-Zuordnungen sowie Zustellstatus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Push-Benachrichtigungen erfolgen auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie jederzeit in den Systemeinstellungen Ihres Geräts widerrufen können.

3.3 Mitgliederverwaltung

Nutzt eine Organisation die Mitgliederverwaltung der Verbands App, verarbeiten wir die Daten ihrer Mitglieder und Antragsteller in ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO; Auftrags­verarbeitungs­vertrag unter verbands.app/avv). Verantwortlich ist die jeweilige Organisation. Anfragen zu diesen Daten, etwa auf Auskunft oder Löschung, richten Sie bitte an sie; erreichen sie uns, leiten wir sie an die Organisation weiter.

Verarbeitet werden:

  • aus dem Mitgliedsantrag oder der Übernahme eines Bestands per CSV: Anrede, Titel, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift und Geburtsdatum; welche Angaben im Antrag außer Name und E-Mail-Adresse Pflicht sind, legt die Organisation fest. Bei Minderjährigen kommen Name und E-Mail-Adresse der gesetzlichen Vertretung hinzu.
  • für weitere Personen der Mitgliedschaft, etwa Familienmitglieder oder Mitarbeitende eines Mitgliedsunternehmens: Name und, soweit angegeben, Geburtsdatum und E-Mail-Adresse. Diese Angaben macht die Person, die den Antrag stellt oder die Mitgliedschaft verwaltet, oder die Verwaltung der Organisation.
  • bei Mitgliedsunternehmen: Firmenname, Rechtsform, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse für Rechnungen und die selbst angegebene Zahl der Mitarbeitenden.
  • zur Mitgliedschaft: Mitgliedsnummer, Mitgliedstyp, Beginn, Ende und Status; die Zustimmung zu Satzung, Beitragsordnung und weiteren Bedingungen mit Fassung und Zeitpunkt; Beiträge und Rechnungen, auch als E-Rechnung; ein Verlauf, der festhält, wer wann was an der Mitgliedschaft geändert hat; Notizen der Verwaltung sowie Gründe einer Ablehnung, Sperre oder Beendigung.

Über Anträge, Beiträge und Zahlungsprobleme informiert die App per Push-Nachricht und E-Mail; Rechnungen gehen als PDF an die E-Mail-Adresse für Rechnungen. Stimmt bei einem Antrag die Domain der E-Mail-Adresse (der Teil nach dem @) mit der eines Mitgliedsunternehmens überein, schlägt die App vor, dessen Mitgliedschaft beizutreten, statt eine zweite anzulegen. Adressen allgemeiner E-Mail-Anbieter sind davon ausgenommen.

Zahlungen per SEPA-Lastschrift oder Karte wickelt Stripe über ein eigenes Stripe-Konto der Organisation ab (Stripe Connect, siehe Abschnitt 5). IBAN oder Kartendaten geben Mitglieder direkt bei Stripe ein. In der Verbands App gespeichert werden nur die Zahlungsart, ihr Status, die letzten vier Stellen der IBAN oder Kartennummer, bei Karten die Kartenmarke sowie die Kennungen, unter denen Stripe Kunde, Mandat und Zahlungsart führt. Übernimmt eine Organisation bestehende SEPA-Mandate per CSV-Import, wird die IBAN einmalig an Stripe übermittelt und nicht in der Verbands App gespeichert. Die CSV-Datei selbst wird im Browser gelesen; an unsere Server gehen nur die Werte der Spalten, die die Organisation beim Import einem Feld zuordnet.

Beim Prüfen des digitalen Mitgliedsausweises sieht die prüfende Person, ob eine gültige Mitgliedschaft besteht, dazu den Namen der Person und zu jeder ihrer Mitgliedschaften, auch einer gesperrten, gekündigten oder beendeten: Inhaber, Status, Mitgliedstyp, Beginn, bei einer Kündigung das Ende sowie den Stand des letzten Beitrags, etwa „Beitrag überfällig seit“ mit Datum. Anschrift, Beitragshöhe und weitere Personen der Mitgliedschaft sieht sie nicht. Jede Prüfung wird mit prüfender Person, Zeitpunkt und Ergebnis im Verlauf jeder angezeigten Mitgliedschaft festgehalten.

Rechtsgrundlage der Organisation ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitgliedschaft und Beitragsabrechnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten; die Protokollierung von Ausweisprüfungen beruht auf dem berechtigten Interesse an einer nachvollziehbaren Einlasskontrolle (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, die die Organisation einstellt, zeigt die App beendete Mitgliedschaften zur Anonymisierung an. Ob und wann anonymisiert wird, entscheidet die Organisation; eine Mitgliedschaft ohne Rechnung kann sie stattdessen ganz löschen. Mitgliedschaften löscht oder anonymisiert die App nicht eigenständig. Abgelehnte oder zurückgezogene Anträge erscheinen nicht in dieser Liste; sie bleiben gespeichert, bis die Organisation ihre Löschung bei uns veranlasst. Rechnungen unterliegen steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten und bleiben deshalb auch nach einer Anonymisierung erhalten, mit dem Namen und der Anschrift, an die sie gerichtet waren. Ebenso bleiben im Stripe-Konto der Organisation der Kundendatensatz mit Name und E-Mail-Adresse für Rechnungen sowie die Zahlungshistorie erhalten.

3.4 Medien, Kamerazugriff & Datei-Uploads

Die App ermöglicht den Upload von Dateien (Bilder, PDFs, Office-Dokumente, E-Mails, CSV u. a.) sowie die Aufnahme von Fotos über die Gerätekamera. Der Zugriff auf Kamera und Fotobibliothek erfolgt ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über die Berechtigungsabfrage Ihres Betriebssystems (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Hochgeladene Dateien speichert unser Infrastrukturanbieter verschlüsselt in Frankfurt am Main.

3.5 Analyse, Fehlerbehebung & Logging

Für den Betrieb und die Fehlerbehebung erfassen wir in der App und auf unseren Servern Nutzungsereignisse, Fehlermeldungen und Protokolle:

  • Eigene Betriebsauswertung. Aus der App erhält sie Nutzungsereignisse, etwa die aufgerufene Seite, die genutzte Funktion und die Sitzung, mit der Kennung des Nutzerkontos und der Organisation sowie Angaben zu Gerät, Betriebssystem, App-Version, Bildschirmgröße, Sprache, Zeitzone und Netz. Die Sitzungskennung entsteht beim Start der App; auf Ihrem Gerät speichern wir dafür nichts. Fehlermeldungen der App enthalten zusätzlich Name und E-Mail-Adresse des angemeldeten Kontos. Von unseren Servern erhält sie Fehlermeldungen und, für E-Mails, die nicht zugestellt werden konnten, E-Mail-Adresse und Name des Empfängers sowie den Titel des Inhalts. Die Betriebsauswertung nimmt die Daten in Frankfurt am Main an und speichert sie in Rechenzentren unseres Infrastrukturanbieters in der EU.
  • Google Analytics for Firebase (nur mit Ihrer Einwilligung). In diese Auswertung können Sie nach der Anmeldung in der App einwilligen, im Profil unter „Datenschutz“ mit dem Schalter „Nutzungsanalyse (Google Analytics for Firebase)“; die Einwilligung gilt für das Gerät, auf dem Sie sie erteilen, voreingestellt ist „aus“. Ohne Ihre Einwilligung erhebt die App dafür nichts, sendet nichts und speichert nichts. Willigen Sie ein, übermittelt die App an Google (Abschnitt 5) aufgerufene Bildschirme und Ereignisse; die Kennung Ihres Nutzerkontos und Inhalte von Protokollzeilen der App gehen nicht an Google. Signale für Werbezwecke übermittelt die App als verweigert, auf Android nutzt sie keine Werbe-ID. Google bewahrt Ereignisdaten auf Nutzerebene höchstens 14 Monate auf. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können sie jederzeit an derselben Stelle widerrufen; danach sendet die App keine Daten mehr an Google Analytics for Firebase und löscht die Analysedaten auf dem Gerät, in der Web-App die Cookies _ga.
  • Protokolle der serverseitigen Verarbeitung bewahren wir 30 Tage auf.

Soweit die Daten aus der Nutzung einer Organisation stammen, verarbeiten wir sie in deren Auftrag zum Betrieb und zur Fehleranalyse (Auftrags­verarbeitungs­vertrag, Anlage 1 Nr. 7). Rechtsgrundlage der eigenen Betriebsauswertung ist in der Regel das berechtigte Interesse der Organisation an einer stabilen und sicheren App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zu statistischen Kennzahlen zusammengefasst und anonymisiert nutzen wir die Daten außerdem für die Weiterentwicklung der Verbands App (Auftrags­verarbeitungs­vertrag, § 2 Abs. 3).

Ältere Versionen der Apps. Für die Apps aus dem App Store und von Google Play gilt zweierlei erst ab der nächsten App-Version: dass Google Analytics for Firebase nur mit Ihrer Einwilligung läuft und dass Skripte und Cookies von Stripe erst geladen bzw. gesetzt werden, wenn die App eine Zahlungs-, Checkout- oder Connect-Komponente anzeigt (Abschnitt 6.6). Bis zum Update kann eine installierte ältere Version weiter ohne Einwilligung Nutzungsereignisse an Google Analytics for Firebase senden und die Skripte von Stripe schon beim Start laden. In der Web-App gilt beides sofort.

3.6 KI-Assistenz

Für bestimmte Funktionen, etwa das Erstellen von Texten aus Stichworten oder Dokumenten, Korrekturen, Teaser, die Auswertung hochgeladener Dokumente und Bilder zu Beiträgen, setzen wir KI-Modelle (Gemini) über Vertex AI unseres Infrastrukturanbieters Google ein (Abschnitt 4). Dabei gehen die eingegebenen Texte, hochgeladene Dokumente und der KI-Kontext der Organisation an das Modell. Texte und Dokumente werden in Frankfurt am Main verarbeitet. Für ein Bild gehen der Titel des Beitrags, seine ersten 500 Zeichen, bis zu 4.000 Zeichen KI-Kontext und die Markenfarben an ein Bildmodell, das über einen weltweiten Endpunkt angeboten wird; für ihn sagt Google keinen Verarbeitungsort zu, eine Verarbeitung außerhalb der EU ist möglich (Abschnitt 5). Google verwendet die Daten nach seinen Bedingungen nicht ohne Erlaubnis zum Training von KI-Modellen; zur Erkennung von Missbrauch können Anfragen bei Google protokolliert werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der Funktion). Für Organisationen geschieht diese Verarbeitung in deren Auftrag (Auftrags­verarbeitungs­vertrag, Anlage 1 Nr. 6).

3.7 Support, Vertrieb & Vertragserfüllung

Anfragen per E-Mail, Telefon oder über unser Terminbuchungssystem werden zur Bearbeitung gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir speichern Korrespondenz für Nachweis- und Dokumentationspflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. handels- und steuerrechtlichen Vorschriften.

3.8 Transaktionale E-Mails

Im Rahmen der Plattformnutzung versenden wir E-Mails, etwa Einladungen, Anmeldelinks, Benachrichtigungen, Termin-Mails mit Kalenderanhang und Rechnungen als PDF. Sie gehen über den Mailserver der united-domains GmbH, Starnberg, Absender app@verbands.app. Verarbeitet werden E-Mail-Adresse, Name, Inhalt und Anhänge. Hinterlegt eine Organisation für ihre eigene App einen eigenen Mailserver, gehen ihre E-Mails über diesen. Versandaufträge mit Empfängern und Zustellstatus löschen wir nach 180 Tagen automatisch; nicht zugestellte E-Mails erfasst zusätzlich die Betriebsauswertung (Abschnitt 3.5). Die Verarbeitung der E-Mail-Adresse und des Nachrichteninhalts erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); für Organisationen in deren Auftrag (Auftrags­verarbeitungs­vertrag).

3.9 Marketing & Produktinformationen

Informationen zu neuen Funktionen, Events oder Webinaren versenden wir ausschließlich nach ausdrücklicher Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Bestehende Kunden können wir im Rahmen von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO über vergleichbare Produkte informieren. In jedem Mailing finden Sie eine Abmeldemöglichkeit.

3.10 Zahlungsabwicklung, Stripe & kostenpflichtige Buchungen

Für kostenpflichtige SaaS-Leistungen, Nutzerkontingente, Event-Buchungen, Tickets, Erstattungen, Auszahlungen, Zahlungsstreitigkeiten und Stripe-Connect-Onboarding verarbeiten wir Zahlungs-, Buchungs-, Rechnungs-, Vertrags-, Kontakt- und technische Protokolldaten. Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere handels-, steuer-, geldwäsche- und aufsichtsrechtlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), sowie auf Grundlage berechtigter Interessen an sicherer Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention, Missbrauchsabwehr, Forderungsmanagement und Nachweisführung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Vollständige Kartendaten werden nicht auf Systemen von radtke solutions gespeichert; diese werden unmittelbar durch Stripe und die beteiligten Zahlungsnetzwerke verarbeitet. Stripe kann je nach Verarbeitung als Auftragsverarbeiter oder eigener Verantwortlicher handeln.

4. Hosting, Cloud-Infrastruktur & Empfänger

Die Verbands App läuft auf der Cloud-Infrastruktur von Google (Google Cloud und Firebase). Vertragspartner ist die nach den Bedingungen von Google zuständige Gesellschaft, also Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, für Google Cloud nach unserer Rechnungsanschrift Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Irland, bzw. Google LLC, USA. Google verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter nach seinen Bedingungen zur Datenverarbeitung, die EU-Standardvertragsklauseln einschließen; Google LLC ist nach eigener Angabe nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Die Datenbank liegt im Rechenzentrum in Frankfurt am Main (Region europe-west3); ihre Sicherungen liegen am selben Ort. Welche Dienste außerhalb davon arbeiten, steht in der Liste unten. Für Zahlungsabwicklung, Stripe Connect und App-Stores können abweichende Empfänger, Rollen und Verarbeitungsorte gelten (Abschnitt 5).

Umfang der Cloud-Dienste

  • Authentifizierung: Verwaltung von Nutzerkonten, Anmeldung und Passwort-Zurücksetzung. Google betreibt diesen Dienst nur in Rechenzentren in den USA. Was die Web-App dafür beim Start lädt, steht in Abschnitt 3.1.
  • Datenbank: Speicherung von Organisations-, Nutzer-, Mitglieds- und Beitragsdaten sowie Inhalten mit Zugriffsregeln je Organisation und Rolle, in Frankfurt am Main; Wiederherstellungspunkte für 7 Tage, Sicherungen für 98 Tage.
  • Dateispeicher: Verschlüsselte Ablage von Dateien und Medien in Frankfurt am Main.
  • Serverseitige Verarbeitung: Automatisierte Abläufe, etwa Benachrichtigungen, E-Mail-Versand und die Erzeugung von Rechnungs-PDFs, in Frankfurt am Main.
  • Push-Dienst: Zustellung von Push-Benachrichtigungen (Gerätekennung, Titel, Text) ohne festen Verarbeitungsort; auf Apple-Geräten über den Dienst von Apple (Abschnitt 5).
  • Web-Hosting: Auslieferung der Web-App über ein weltweites Netz von Servern, auch in den USA, ausschließlich verschlüsselt (HTTPS).
  • KI: Vertex AI für die KI-Assistenz (Abschnitt 3.6).
  • Suche: Suchindex über Titel, Inhalte, Beteiligte und Daten der Inhalte, in Frankfurt am Main.
  • Protokolle: Protokolle der serverseitigen Verarbeitung, 30 Tage; Prüfprotokolle über Verwaltungs- und Systemvorgänge, 400 Tage. Google legt beide im Standort „global“ ab, also in Rechenzentren weltweit.
  • Betriebsauswertung: siehe Abschnitt 3.5.

Datensicherheit & Compliance

  • Gespeicherte Daten verschlüsselt Google standardmäßig mit AES-256; die Verbindung zwischen Gerät und Plattform ist mit TLS verschlüsselt.
  • Die Zugriffe werden je Organisation getrennt und rollenbasiert gesteuert; die Betriebsrolle und die Administrationszugänge unseres Betriebs vergeben wir nach dem Vier-Augen-Prinzip.
  • Schutz gegen Missbrauch durch Zugriffsregeln, serverseitige Prüfungen und die Drosselung einzelner Funktionen, etwa beim Versand von Anmeldelinks und Rechnungen.
  • Die Firebase-Dienste sind nach ISO 27001 sowie SOC 1, SOC 2 und SOC 3 geprüft, einzelne zusätzlich nach ISO 27017 und ISO 27018.
  • Die technischen und organisatorischen Maßnahmen im Einzelnen beschreibt Anlage 2 unseres Auftrags­verarbeitungs­vertrags unter verbands.app/avv; Zertifikate und Prüfberichte stellt Google bereit.

5. Weitere Dienstleister & Drittlandtransfer

Neben unserem Cloud-Infrastrukturanbieter setzen wir folgende Dienstleister ein bzw. erhalten folgende Anbieter Daten. Für die Verarbeitung im Auftrag einer Organisation nennt Anlage 3 unseres Auftrags­verarbeitungs­vertrags (verbands.app/avv) jeden Unterauftragsverarbeiter und weiteren Empfänger mit Ort und Grundlage der Übermittlung.

  • Google (Google Analytics for Firebase) – Auswertung der App nach Ihrer Einwilligung (Abschnitt 3.5): aufgerufene Bildschirme und Ereignisse der App, ohne Kennung des Nutzerkontos und ohne Inhalte von Protokollzeilen. Google verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach den Google Ads Data Processing Terms, ohne festen Verarbeitungsort. Drittlandübermittlung auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Zertifizierung von Google LLC) bzw. von Standardvertragsklauseln.
  • Apple Inc., Cupertino, USA (Apple Push Notification service) – Zustellung von Push-Benachrichtigungen an Apple-Geräte: Gerätekennung, Titel, Text und Bildadresse der Benachrichtigung. Apple verarbeitet diese Daten nach seinen eigenen Bedingungen, nicht in unserem Auftrag. Übermittlung in die USA; Apple stützt Übermittlungen aus dem EWR nach eigener Angabe auf Standardvertragsklauseln.
  • united-domains GmbH, Gautinger Straße 10, 82319 Starnberg – Versand der E-Mails der Verbands App (Abschnitt 3.8).
  • Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland – E-Mail, Kalender und Terminbuchung von radtke solutions (Microsoft 365), auch für Support-Anfragen und Benachrichtigungen unseres Betriebs. Microsoft verarbeitet die Daten in der EU (EU Data Boundary); Auftragsverarbeitung nach dem Microsoft Products and Services Data Protection Addendum mit EU-Standardvertragsklauseln.
  • Stripe Payments Europe, Limited / Stripe Technology Europe, Ltd. – Zahlungsabwicklung, Stripe Checkout, Stripe Billing, Stripe Connect, Betrugsprävention, Erstattungen, Streitfälle und Auszahlungen an verbundene Stripe-Konten. Stripe verarbeitet je nach Vorgang personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter oder eigener Verantwortlicher. Hierzu können insbesondere Kontakt-, Vertrags-, Zahlungs-, Transaktions-, Endkunden-, Vertreter-, Identitäts-, Risiko- und Gerätedaten gehören. Bei internationalen Übermittlungen nutzt Stripe geeignete Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln und, soweit anwendbar, Zertifizierungen nach dem EU-US Data Privacy Framework. Für Zahlungen an eine Organisation, etwa Mitgliedsbeiträge und Tickets, nutzt die Organisation ein eigenes Stripe-Konto mit eigenem Vertrag mit Stripe; Stripe ist dabei kein Unterauftragsverarbeiter von uns (Auftrags­verarbeitungs­vertrag, § 6 Abs. 6).
  • App-Store-Betreiber (Apple Inc. & Google LLC) – Distribution der mobilen Apps über App Store und Google Play. Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise der jeweiligen Plattform.
  • Profilbild-Dienst Gravatar (Aut O'Mattic A8C Ireland Ltd., Dublin, und Automattic Inc., San Francisco, USA) – Zur Anzeige von Profilbildern ruft das Gerät der betrachtenden Person bei Gravatar ein Bild zum Hashwert (MD5) der E-Mail-Adresse der angezeigten Person ab. Gravatar erhält dabei diesen Hashwert sowie IP-Adresse und Browserkennung des abrufenden Geräts. Wer die E-Mail-Adresse kennt, kann den Hashwert nachrechnen. Automattic verarbeitet diese Daten als eigener Verantwortlicher nach seiner Datenschutzerklärung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer personalisierten Darstellung). Automattic stützt Übermittlungen aus der EU nach eigener Angabe auf Standardvertragsklauseln.
  • Firmenlogo-Dienst logo.dev (Logodev, Inc., Dallas, USA) – Zur Anzeige von Firmenlogos ruft das Gerät der betrachtenden Person bei logo.dev das Logo zur Domain der E-Mail-Adresse der angezeigten Person ab, nicht bei allgemeinen E-Mail-Anbietern. logo.dev erhält dabei die Domain, die IP-Adresse des abrufenden Geräts und den Zeitpunkt und verarbeitet sie als unser Auftragsverarbeiter. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Drittlandübermittlung in die USA auf Grundlage von Standardvertragsklauseln.
  • Geolokations-Dienste (nur Demo-Modus) – Im Rahmen unseres Demo-Zugangs wird Ihre öffentliche IP-Adresse an die Dienste ipify (api.ipify.org) und ipapi (ipapi.co, betrieben von Kloudend, Inc., Henderson, Nevada, USA) übermittelt, um den ungefähren Standort (Land, Region) zu ermitteln. Das Ergebnis speichern wir zur Demo-Anfrage und senden es per E-Mail an unseren Betrieb. Kloudend stützt Übermittlungen aus dem EWR nach eigener Angabe auf Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Auswertung von Demo-Anfragen).

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer außerhalb der EU bzw. des EWR erfolgt nur, wenn die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, etwa auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses zum EU-US Data Privacy Framework oder von EU-Standardvertragsklauseln. Die aktuelle Liste unserer Unterauftragsverarbeiter und weiteren Empfänger mit Ort und Grundlage steht in Anlage 3 unseres Auftrags­verarbeitungs­vertrags unter verbands.app/avv.

6. Website-Analyse, Cookies & eingebettete Inhalte

6.1 Eigenes cookie-loses Tracking

Wir erheben Nutzungsdaten über einen eigenen Tracking-Dienst, der die Daten in Frankfurt am Main annimmt und in Rechenzentren unseres Infrastrukturanbieters Google in der EU speichert: aufgerufene Seite (ohne URL-Parameter), Seitentitel, Referrer, UTM-Parameter, Bildschirmgröße, Sprache und Zeitzone des Browsers, Verweildauer und Scrolltiefe, Ladezeit-Messwerte (Web Vitals) sowie Klicks auf Handlungsaufforderungen. Soweit unsere Infrastruktur sie mitliefert, speichern wir zusätzlich das aus der IP-Adresse abgeleitete Land, die Region und die Stadt. Zur Zählung einer Sitzung speichert der Browser eine zufällige Sitzungskennung im sessionStorage (va_sid); sie wird beim Schließen des Browsers gelöscht. Es werden keine Cookies gesetzt. Zur Erkennung tagesbasierter Unique Visitors bilden wir serverseitig aus IP-Adresse, Browserkennung und Datum einen gekürzten Hashwert; die IP-Adresse selbst speichern wir nicht. Nur nach Ihrer Einwilligung unter „Analyse“ speichert der Browser zusätzlich eine zufällige Wiedererkennungskennung im localStorage (va_vid), mit der wiederkehrende Besuche gezählt werden; beim Ablehnen oder Widerruf wird sie gelöscht. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der statistischen Auswertung der Websitenutzung, für die Wiedererkennungskennung Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

6.2 Google Analytics (nur mit Einwilligung unter „Analyse“)

Willigen Sie im Hinweis zu Cookies unter „Analyse“ ein, laden wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google setzt dabei Cookies (etwa _ga) und erhält Angaben zu Ihrem Besuch, darunter IP-Adresse, Browser- und Geräteangaben, aufgerufene Seiten und Interaktionen. Google verarbeitet diese Daten für die Auswertung als unser Auftragsverarbeiter. Ereignisdaten auf Nutzerebene bewahrt Google höchstens 14 Monate auf. Werbefunktionen von Google Analytics nutzen wir dabei nicht; sie kommen nur mit Ihrer Einwilligung unter „Marketing“ hinzu (Abschnitt 6.3). Übermittlungen in die USA stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework, nach dem Google LLC zertifiziert ist.

6.3 Werbemessung und Zuordnung zu Kontakten (nur mit Einwilligung unter „Marketing“)

Willigen Sie unter „Marketing“ ein,

  • schalten wir in Google Analytics die Google-Signale ein, sofern Sie auch unter „Analyse“ eingewilligt haben: Sind Sie bei Google angemeldet und haben personalisierte Werbung erlaubt, verknüpft Google Ihren Besuch mit Ihrem Google-Konto, etwa für geräteübergreifende Auswertungen und Angaben zu Alter und Interessen, die wir nur zusammengefasst sehen. Aus den Daten von Google Analytics können zudem Zielgruppen für Anzeigen bei Google entstehen (Remarketing). Daten zu Nutzenden, die bei Google angemeldet sind, laufen bei Google nach höchstens 26 Monaten ab, früher, wenn die Aufbewahrungsfrist unserer Property kürzer ist;
  • laden wir das Skript von HubSpot (HubSpot, Inc., Two Canal Park, Cambridge, MA 02141, USA; die Daten unseres Kontos liegen im Rechenzentrum von HubSpot in der EU). HubSpot setzt Cookies (etwa __hstc und hubspotutk), erkennt wiederkehrende Besuche und ordnet sie einem Kontakt zu, wenn Sie uns als Kontakt bereits bekannt sind. HubSpot verarbeitet diese Daten als unser Auftragsverarbeiter; Übermittlungen in die USA stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework, nach dem HubSpot, Inc. zertifiziert ist, und auf Standardvertragsklauseln;
  • lädt das Skript von HubSpot das Tag von Google Ads. Es misst, ob ein Besuch auf eine Anzeige bei Google zurückgeht und ob danach eine bestimmte Handlung folgt (Conversion), und ermöglicht, Besuchenden später Anzeigen bei Google zu zeigen (Remarketing). Für Google Ads verarbeitet Google die Daten als eigener Verantwortlicher nach seinen Bedingungen; Übermittlungen in die USA stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework.

Rechtsgrundlage und Widerruf (6.2 und 6.3): Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; für Cookies und vergleichbare Speicherungen § 25 Abs. 1 TDDDG). Im Hinweis zu Cookies wählen Sie „Analyse“ und „Marketing“ einzeln, mit „Alle akzeptieren“ beides oder mit „Ablehnen“ keines davon. Ändern oder widerrufen können Sie Ihre Wahl jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Footer. Ihre Auswahl speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers (va_consent, mit Datum und Fassung); nach 12 Monaten fragen wir erneut. Beim Widerruf löschen wir die Cookies, die die Dienste unter dieser Website gesetzt haben; Cookies, die Google oder HubSpot unter eigenen Adressen setzen, löschen Sie in Ihrem Browser.

6.4 YouTube-Videos (2-Click-Lösung)

YouTube-Videos werden erst nach Ihrem expliziten Klick geladen. Vor dem Klick zeigen wir ein auf unserem Server gespeichertes Vorschaubild; eine Verbindung zu Google/YouTube entsteht erst mit dem Klick. Beim Abspielen wird die datenschutzfreundliche Domain youtube-nocookie.com verwendet.

6.5 Schriftarten & externe Ressourcen

Schriftarten werden lokal von unserem Server ausgeliefert. Es findet kein Datentransfer an externe Schriftarten-Dienste statt. Die Terminbuchung wird erst nach Ihrer Interaktion geladen.

6.6 Stripe.js, Checkout & Connect-Komponenten

Zeigt die App eine Zahlungs-, Checkout- oder Connect-Komponente an, etwa in einem Zahlungs- oder Onboarding-Ablauf, lädt sie Stripe.js, Stripe Checkout oder die Connect-Komponenten von Stripe. Diese Einbindung ist für die sichere Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention, Eingabe von Zahlungsdaten und Verwaltung verbundener Stripe-Konten technisch erforderlich; Stripe setzt dabei Cookies, etwa __stripe_mid und __stripe_sid. Dabei können Verbindungsdaten, Geräte- und Browserinformationen sowie Zahlungs- und Transaktionsdaten an Stripe übermittelt werden. Vorher lädt die App keine Skripte von Stripe, und Stripe setzt keine Cookies; zu älteren Versionen der Apps aus dem App Store und von Google Play Abschnitt 3.5.

7. Ihre Rechte als betroffene Person

Für Daten, die wir im Auftrag einer Organisation verarbeiten (Abschnitt 1), ist die Organisation Ihre Ansprechpartnerin; Anfragen, die uns dazu erreichen, leiten wir an sie weiter.

Auskunft & Berichtigung

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO). Anfragen richten Sie bitte an datenschutz@radtke-solutions.de.

Löschung, Einschränkung & Datenübertragbarkeit

Sie können die Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO), die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie die Übertragung Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO) verlangen, soweit dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Löschung Ihres Kontos können Sie direkt in den Profileinstellungen der App veranlassen. Administratoren können Nutzerdaten zusätzlich als CSV-Datei exportieren.

Widerspruch & Widerruf von Einwilligungen

Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie jederzeit Widerspruch einlegen (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa in den Systemeinstellungen Ihres Geräts (Push, Kamera, Fotos), in den Profil der App unter „Datenschutz“ (Auswertung mit Google Analytics for Firebase), über „Cookie-Einstellungen“ im Footer dieser Website oder per E-Mail an uns.

8. Speicher- und Löschfristen

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es vorsehen. Endet der Vertrag einer Organisation, stellen wir ihr auf Weisung binnen 30 Tagen einen Export ihrer Daten bereit und löschen die Daten spätestens 30 Tage danach. Endet die kostenlose Testphase ohne Buchung, löschen wir die Daten der Organisation 12 Monate nach ihrem Ende (Auftrags­verarbeitungs­vertrag, § 11). Wiederherstellungspunkte der Datenbank reichen 7 Tage zurück, Sicherungen werden 98 Tage aufbewahrt; danach laufen sie aus. Protokolle der serverseitigen Verarbeitung bewahren wir 30 Tage auf, Prüfprotokolle unseres Infrastrukturanbieters über Verwaltungs- und Systemvorgänge 400 Tage; Aufzeichnungen über den E-Mail-Versand löschen wir nach 180 Tagen.

Für Nutzungsereignisse und Fehlerberichte der Betriebsauswertung (Abschnitt 3.5), für die Nutzungsdaten dieser Website (Abschnitt 6.1) und für das Protokoll Ihrer Einwilligungen auf dieser Website ist noch keine feste Löschfrist eingerichtet. Wir bewahren diese Daten auf, solange wir sie für Betrieb, Fehleranalyse und Statistik bzw. für den Nachweis Ihrer Einwilligung benötigen; Daten aus der Nutzung einer Organisation löschen wir spätestens mit deren Daten. Sobald feste Fristen eingerichtet sind, nennen wir sie hier. Für Google Analytics gilt Abschnitt 6.2, für Google Analytics for Firebase Abschnitt 3.5.

Wird ein Nutzerkonto in einer Organisation gelöscht, löschen wir das Nutzerdokument mit den Profilangaben, die gespeicherten Einstellungen und das Profilbild in dieser Organisation; das Anmeldekonto erst, wenn die Person keiner weiteren Organisation mehr angehört. Beiträge, Chatnachrichten, Kommentare und andere Inhalte, die die Person in der Organisation verfasst hat, bleiben dort, bis die Organisation sie löscht. In Sicherungen und Wiederherstellungspunkten bleiben die Daten, bis diese nach ihren Fristen auslaufen (Wiederherstellungspunkte nach 7 Tagen, Sicherungen nach höchstens 98 Tagen). Daten, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen (z. B. Rechnungen, Verträge), bleiben für die Dauer der gesetzlichen Frist erhalten.

Für handels- und steuerrechtliche Dokumentationspflichten gelten Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren (§ 257 HGB, § 147 AO). Nach Ablauf der Fristen löschen wir die Daten.

Abweichend von den beiden vorigen Absätzen entscheidet bei Mitgliedschaften in der Mitgliederverwaltung (Abschnitt 3.3) die Organisation, in deren Auftrag wir sie verarbeiten, ob und wann sie anonymisiert oder gelöscht werden; die App schlägt dafür nach Ablauf der eingestellten Frist beendete Mitgliedschaften vor. Beiträge und Rechnungen bleiben dabei erhalten.

Zahlungs-, Buchungs-, Erstattungs-, Auszahlungs- und Streitfalldaten speichern wir, solange dies für Vertragserfüllung, Rechnungslegung, Support, Nachweisführung, Betrugsprävention, Abwehr oder Durchsetzung von Ansprüchen sowie gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten erforderlich ist. Stripe verarbeitet und speichert Zahlungsdaten zusätzlich nach den eigenen gesetzlichen, regulatorischen und vertraglichen Vorgaben.

9. Sicherheit & organisatorische Maßnahmen

Technische Maßnahmen

  • TLS-Verschlüsselung der Verbindungen zwischen App bzw. Browser und Plattform.
  • Verschlüsselung gespeicherter Daten durch unseren Infrastrukturanbieter (AES-256).
  • Zugriffsregeln je Organisation und Rolle; Mitgliederdaten nur für Administration und Mitgliederverwaltung; Nur-Lese-Konten.
  • Drosselung einzelner Funktionen, etwa beim Versand von Anmeldelinks und Rechnungen.
  • Mehr-Faktor-Authentifizierung für die Administrationszugänge unseres Betriebs.
  • Wiederherstellungspunkte für 7 Tage und Sicherungen für 98 Tage.

Organisatorische Maßnahmen

  • Verpflichtung auf Vertraulichkeit; Rollen- und Berechtigungskonzepte; Vier-Augen-Prinzip für die Vergabe von Betriebs- und Administrationsrechten.
  • Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten an die betroffene Organisation unverzüglich nach Kenntnis.
  • Unterauftragsverarbeiter nur nach der Liste in unserem Auftrags­verarbeitungs­vertrag; Änderungen kündigen wir den Organisationen vier Wochen vorher an.
  • Einzelheiten beschreibt Anlage 2 des Auftrags­verarbeitungs­vertrags unter verbands.app/avv.

10. Einwilligungen, Opt-in & Widerruf

Push-Benachrichtigungen, Newsletter, die Auswertung der App mit Google Analytics for Firebase sowie der Zugriff auf Kamera und Fotobibliothek setzen Ihre Einwilligung voraus; bei Push, Kamera und Fotos fragt das Betriebssystem Ihres Geräts danach. Einwilligungen in Cookies für Analyse und Marketing auf dieser Website halten wir mit Zeitpunkt, Fassung und gewählten Kategorien fest. Sie können Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Push-Einstellungen verwalten Sie in den Systemeinstellungen Ihres Geräts, die Auswertung der App im Profil der App unter „Datenschutz“. Ihre Einwilligungen auf dieser Website ändern Sie über „Cookie-Einstellungen“ im Footer. Alternativ erreichen Sie uns jederzeit unter datenschutz@radtke-solutions.de.

11. Automatisierte Entscheidungs­findung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt. Soweit wir KI-gestützte Funktionen einsetzen (z. B. Teaser oder Korrekturen), dienen diese ausschließlich der Unterstützung und erzeugen keine automatisierten Einzelentscheidungen.

12. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Ihnen steht das Recht zu, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für die radtke solutions GmbH ist:

Hamburgischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit

Ludwig-Erhard-Straße 22
20459 Hamburg
Telefon: +49 40 428 54 4040
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de

13. Aktualisierung dieser Datenschutz­erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald neue Funktionen eingeführt werden, gesetzliche Vorgaben sich ändern oder zusätzliche Dienstleister eingesetzt werden. Die aktuelle Version ist unter https://verbands.app/datenschutz abrufbar. Stand: .