Veranstaltungen

Vom Termin bis zur Teilnehmerliste ohne zweite Liste nebenher

Veranstaltungsmanagement im Verband: Serientermine legen Sie einmal an, Zusagen kommen direkt aus der Einladungsmail, und bei ausgebuchten Terminen führt die Warteliste automatisch nach. Für Outlook, Apple Kalender und Google Kalender gibt es ein Kalender-Abo, für Namensschilder und Catering die Teilnehmerliste als CSV.

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AusgangslageDer Fachausschuss hat 24 Plätze. Es melden sich 31.

Der Termin führt die Warteliste, nicht die Geschäftsstelle.

FunktionTeilnehmerbegrenzung · Warteliste mit Nachrücken

Ist die Teilnehmerzahl erreicht, rutschen weitere Zusagen automatisch auf die Warteliste. Sagt jemand ab, rückt die nächste Person automatisch nach und wird benachrichtigt. In der Geschäftsstelle führt niemand die Liste von Hand.

  • Teilnehmerbegrenzung, bevor jemand vergeblich zusagt
  • Automatisches Nachrücken bei einer Absage
  • Benachrichtigung an die nachrückende Person inklusive
Fachausschuss Bau · 14. Oktober
24/24 Plätze belegt 7 auf der Warteliste

Bei einer Absage rückt automatisch die nächste Person auf der Warteliste nach und wird benachrichtigt.

31 Anmeldungen gesamt Warteliste aktiv
Einladung: Vorstandssitzung, 14. Oktober

Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit laden wir Sie herzlich zur Vorstandssitzung ein.

Zusagen Vielleicht Absagen
Klick öffnet die Verbands App 3 Antwortoptionen

AusgangslageGremienmitglieder öffnen die App selten. Die Rückmeldung bleibt aus.

Zusagen beginnen in der Einladungsmail.

FunktionZusagen, Vielleicht, Absagen · Zusagen direkt aus der E-Mail

Die Einladungsmail enthält direkte Antwort-Links für Zusage, Vielleicht und Absage. Ein Klick öffnet die Verbands App und trägt die Rückmeldung sofort ein. Vor der Sitzung sehen Sie, wer kommt, nicht erst im Raum.

  • Zusage, Vielleicht oder Absage direkt aus der E-Mail
  • Ein Klick öffnet die App und trägt die Rückmeldung ein
  • Rückmeldung vor der Sitzung sichtbar, nicht erst im Raum

AusgangslageDer Verbandstermin steht in der App. Der Kalender, in den alle schauen, ist ein anderer.

Verbandstermine stehen im Kalender der Mitglieder.

FunktionTermin-Abo für Outlook, Apple und Google

Ein Kalender-Abo verbindet Outlook, Apple Kalender oder Google Kalender mit den Terminen Ihres Verbands. Neue und geänderte Termine erscheinen automatisch dort, wo Ihre Mitglieder ohnehin nachsehen. Eine gesonderte Erinnerung an den Verbandstermin wird damit überflüssig.

  • Kalender-Abo für Outlook, Apple und Google
  • Automatische Aktualisierung bei Änderungen
  • Im Kalender, den Mitglieder ohnehin nutzen
Kalender-Abo · ICS-Feed

14. Okt · Vorstandssitzung

22. Okt · Mitgliederversammlung

05. Nov · Regionaltreffen Nord

Outlook · Apple Kalender · Google Kalender automatisch aktuell
teilnehmerliste.csv
NameFirmaStatus
A. FischerFischer GmbHZugesagt
M. NowakNowak KGWarteliste
S. ReuterReuter e.V.Zugesagt
31 Rückmeldungen Export als CSV

AusgangslageFür Namensschilder und Catering wird die Liste noch einmal von Hand geführt.

Die Teilnehmerliste stammt aus echten Rückmeldungen.

FunktionTeilnehmerliste als CSV

Name, Firma, E-Mail und Rückmeldestatus lassen sich jederzeit als CSV exportieren. Die Liste für Namensschilder oder Catering entsteht aus den tatsächlichen Zu- und Absagen, nicht aus einer zweiten, separat gepflegten Tabelle.

  • Name, Firma, E-Mail und Rückmeldung in einer Datei
  • Export als CSV für Namensschilder und Catering
  • Stand der echten Rückmeldungen, nicht einer Extra-Liste

Weitere Funktionen für Veranstaltungen

Vom Jahreskalender bis zu Anhängen am Termin.

Kalender & Termine

Sitzungen, Veranstaltungen und Fristen an einem Ort, in Monats- und Wochenansicht.

Sitzungen · Veranstaltungen · FristenMonats- und Wochenansicht

Serientermine

Der monatliche Jour fixe wird einmal angelegt, nicht zwölfmal.

einmal anlegennicht zwölfmal

Ganztägige Termine und Anhänge

Tagungsunterlagen hängen am Termin, nicht in einer separaten Mail.

Anhänge am Terminkeine separate Mail

Teilnehmerbegrenzung

Begrenzte Plätze werden sichtbar, bevor jemand vergeblich zusagt.

begrenzte Plätzevor der Zusage sichtbar

Für kostenpflichtige Veranstaltungen mit Ticketverkauf und Einlasskontrolle nutzen Sie das Event-Ticketing-Modul.

FAQ

Fragen zu Veranstaltungen

Die wichtigsten Antworten zu Rückmeldung, Warteliste, Kalender und Teilnehmerliste.

Wie funktioniert die Rückmeldung aus der Einladungsmail?
Die Einladungsmail enthält Antwort-Links für Zusage, Vielleicht und Absage. Ein Klick öffnet die Verbands App und trägt die Rückmeldung direkt ein.
Was passiert, wenn ein Termin ausgebucht ist?
Weitere Zusagen landen automatisch auf der Warteliste. Sagt jemand ab, rückt die nächste Person nach und wird benachrichtigt.
Lassen sich Termine mit unserem eigenen Kalender verbinden?
Ja. Über ein Kalender-Abo erscheinen Verbandstermine in Outlook, Apple Kalender oder Google Kalender – automatisch aktuell.
Wie legen wir einen monatlichen Jour fixe an?
Als Serientermin: einmal anlegen, die Wiederholung übernimmt die Verbands App.
Wie kommen wir an eine Teilnehmerliste für Namensschilder oder Catering?
Als CSV-Export mit Name, Firma, E-Mail und Rückmeldestatus – auf Basis der tatsächlichen Zu- und Absagen.
Können Termine Anhänge wie Tagungsunterlagen enthalten?
Ja, Anhänge hängen direkt am Termin, auch bei ganztägigen Veranstaltungen – nicht in einer separaten Mail.

Veranstaltungen ist eine von acht Funktionsgruppen der Verbands App. Alle Funktionen ansehen →