01
Ohne Konto beginnen
Der Entwurf liegt in Ihrem Browser; das Konto legen Sie im letzten Schritt an.
Für Verbände, Innungen und Vereine
Beitragsrechnungen als E-Rechnung.
Absender, Beitragsformel und Mitgliederliste im Browser eintragen, jede Rechnung in der Vorschau prüfen und erst am Ende ein Konto anlegen – die Rechnungen entstehen als PDF mit eingebetteter E-Rechnung nach ZUGFeRD/
Pflicht E-Rechnung zwischen Unternehmen im Inland: grundsätzlich Pflicht für Umsätze ab 2027, wenn der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag, sonst ab 2028. Echte Mitgliedsbeiträge sind nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht betroffen. Zum Pflicht-Check
E-Rechnung ohne Konto starten
So funktioniert’s
Der Entwurf bleibt in Ihrem Browser, bis Sie ein Konto anlegen.
02
Beitrag nach Formel
Grundbeitrag, Anteil der Lohnsumme oder Staffel – auf den Cent gerechnet.
03
E-Rechnung nach EN 16931
PDF mit ZUGFeRD/
So funktioniert’s
In vier Schritten zu Ihren Beitragsrechnungen
Der Assistent fragt nur ab, was auf der Rechnung steht. Jede Eingabe wird im Browser gespeichert; Sie können jederzeit zurückgehen und Angaben ändern.
-
Absender
Wer stellt die Rechnungen?
Name, Anschrift und IBAN Ihrer Organisation, dazu der Steuerstatus im Klartext: vom echten, nicht steuerbaren Mitgliedsbeitrag über Umsatzsteuer, Kleinunternehmer und Steuerbefreiung bis zur Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Beitragsbescheid. Mit Präfix und Startnummer setzen Sie Ihren bisherigen Nummernkreis fort. Rechnet die Geschäftsstelle für mehrere Organisationen ab, etwa für Innung und Fachverband, legen Sie weitere Rechnungssteller an.
-
Beitrag
Wie entsteht der Beitrag?
Wählen Sie eine Vorlage – fester Jahresbeitrag, Grundbeitrag und Anteil der Lohnsumme oder eine Staffel, die sich an der Größe eines Unternehmens orientiert – und passen Sie die Beträge an. Den Anteil geben Sie in Promille oder Prozent an, auf Wunsch mit Mindestlohnsumme. Beitragsjahr und Zahlungsziel legen Sie im selben Schritt fest; die Vorschau rechnet mit einem Beispielwert sofort mit.
-
Mitglieder
Wer bekommt eine Rechnung?
Laden Sie Ihre Mitgliederliste als Excel-Datei (.xlsx, .xls), OpenDocument (.ods) oder CSV bis 10 MB, fügen Sie Zeilen direkt aus Excel ein oder legen Sie Mitglieder von Hand an. Die Spalten ordnet der Assistent selbst zu, Sie korrigieren, wo nötig. Mitglieder können Organisationen oder Personen sein; Lohnsumme, Leitweg-ID oder Käuferreferenz stehen je Mitglied mit in der Liste.
-
Prüfen
Stimmt jede Rechnung?
Vor dem Konto sehen Sie jede Rechnung und jeden Bescheid: den Betrag je Mitglied und Rechnungssteller, die Summen und Hinweise auf fehlende Angaben. Wählen Sie ein Mitglied, zeigt die Vorschau seinen Beleg; die Nummern dort sind Beispiele.
Danach
Danach legen Sie das Konto an – mit E-Mail und Passwort, mit Google oder Apple. Damit stehen Nummern und Beträge fest. Versenden und herunterladen können Sie die Rechnungen, sobald Ihre E-Mail-Adresse bestätigt ist; bei der Anmeldung mit Google oder Apple sofort. Rechnungsdatum ist der Tag, an dem ein Beleg versendet oder zum ersten Mal geöffnet wird.
Pflicht-Check
Brauchen Ihre Mitgliedsbeiträge eine E-Rechnung?
Entscheidend ist, wofür ein Mitglied zahlt und an wen die Rechnung geht. Die Übersicht gibt den Rechtsstand vom wieder.
| Was Sie abrechnen | E-Rechnung Pflicht? | Was gilt | Im Assistenten |
|---|---|---|---|
| Echte Mitgliedsbeiträge – für die Arbeit Ihrer Organisation im Interesse aller, gleich hoch oder nach einem für alle Mitglieder verbindlichen Maßstab | Nein | Nach Auffassung der Finanzverwaltung kein Leistungsaustausch, damit weder Rechnungspflicht noch E-Rechnungspflicht. Das Beitragsschreiben darf als PDF oder auf Papier gehen. Umsatzsteuer gehört nicht hinein: Wer sie ausweist, schuldet sie. | Steuerstatus „Echter Mitgliedsbeitrag – nicht steuerbar“ |
| Beiträge mit Umsatzsteuer und Entgelte für Leistungen an einzelne Mitgliedsunternehmen – etwa Seminare, Gutachten, Anzeigen oder eine Fachzeitschrift | Ja, grundsätzlich – an Unternehmen im Inland, die die Leistung für ihr Unternehmen beziehen; Übergangsfristen unten | Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung, grundsätzlich als E-Rechnung; die Zustimmung des Mitglieds braucht es nicht. Enthält eine Rechnung steuerpflichtige und steuerfreie Positionen, ist sie insgesamt E-Rechnung. Keine E-Rechnung nötig bei Rechnungen bis 250 € einschließlich Umsatzsteuer, bei Umsätzen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, und bei Rechnungen von Kleinunternehmern. | „Wir berechnen Umsatzsteuer (19 %)“, „Steuerbefreit nach § 4 UStG“ oder „Kleinunternehmer nach § 19 UStG – keine Umsatzsteuer“ |
| Beitragsbescheid einer Innung oder einer anderen Körperschaft des öffentlichen Rechts | Nein, soweit der Beitrag kein Entgelt für eine Leistung ist | Rechnungspflicht und damit E-Rechnungspflicht setzen eine Leistung voraus. Ob Ihr Beitrag Entgelt für eine Leistung ist und wie Ihre Körperschaft umsatzsteuerlich einzuordnen ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater. Leistungen außerhalb des Bescheids, etwa Kurse, prüfen Sie gesondert. | Steuerstatus „Körperschaft des öffentlichen Rechts – Beitragsbescheid“: Beleg mit dem Titel „Beitragsbescheid“, ohne Steuerblock und ohne E-Rechnung |
| Mitglieder, die Privatpersonen sind – oder Leistungen nicht für ein Unternehmen beziehen | Nein | Keine E-Rechnung nötig. | Mitglied als „Person“ anlegen |
Und das Urteil des Bundesfinanzhofs?
Der Bundesfinanzhof hält die Auffassung der Finanzverwaltung zu echten Mitgliedsbeiträgen für unvereinbar mit dem Unionsrecht (Urteil vom 13. November 2025, V R 4/23). Interessenvertretung, die der ganzen Branche oder dem Berufsstand zugutekommt, ist auch nach seiner Rechtsprechung grundsätzlich keine entgeltliche Leistung (Urteil vom 13. Dezember 2018, V R 45/17). Das Bundesfinanzministerium hat Abschnitt 1.4 UStAE bisher nicht geändert. Prüfen sollten Sie vor allem Beiträge, die zugleich Leistungen für das einzelne Mitglied abgelten.
Ab wann die E-Rechnung Pflicht ist
- Seit 1. Januar 2025: Organisationen müssen E-Rechnungen empfangen können, soweit sie unternehmerisch tätig sind.
- Umsätze 2025 und 2026: Statt der E-Rechnung darf bis 31. Dezember 2026 eine sonstige Rechnung gehen – auf Papier ohne Weiteres, als PDF mit Zustimmung des Mitglieds. Rechnungen über Umsätze von 2026, die keine E-Rechnung sind, verschicken Sie deshalb noch 2026.
- Umsätze 2027: Papier und, mit Zustimmung, PDF bleiben bis 31. Dezember 2027 nur erlaubt, wenn der Gesamtumsatz 2026 nicht über 800.000 € lag.
- Umsätze ab 1. Januar 2028: E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich Pflicht, mit den Ausnahmen aus der Tabelle.
- Die Schwelle: Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Unternehmers, der die Rechnung ausstellt, im Vorjahr. Echte Mitgliedsbeiträge zählen dabei nicht mit, bestimmte steuerfreie Umsätze ebenfalls nicht.
- Mehrere Rechnungssteller: Rechnet eine Geschäftsstelle für mehrere Organisationen ab, etwa für Innung und Fachverband, lassen Sie klären, welcher Gesamtumsatz für welche Rechnungen maßgeblich ist.
Diese Übersicht gibt den Rechtsstand vom wieder und ersetzt keine steuerliche Prüfung im Einzelfall. Ob Ihre Beiträge echte Mitgliedsbeiträge sind und welcher Gesamtumsatz für Ihre Rechnungen maßgeblich ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater. Ausführlich und mit Quellen: E-Rechnung im Verband: Was gilt für Mitgliedsbeiträge?
Funktionen
Beitragsrechnung und E-Rechnung in einem Ablauf
Für Beitragsordnungen mit Grundbeitrag, Lohnsumme und mehreren Rechnungsstellern.
Grundbeitrag und Anteil der Lohnsumme
Feste Beträge, Anteile in Promille oder Prozent mit Mindestlohnsumme und Staffeln, die sich an der Größe eines Unternehmens orientieren. Jede Position wird auf den Cent gerundet, die Umsatzsteuer je Steuersatz auf die Summe gerechnet.
Mehrere Rechnungssteller
Im Assistenten bis zu vier Rechnungssteller, jeder mit Anschrift, Bankverbindung, Steuerstatus und eigenem Nummernkreis. Je Rechnungssteller entsteht ein eigener Beleg; die PDF-Belege eines Mitglieds gehen gemeinsam in einer E-Mail hinaus.
Steuerstatus im Klartext
Echter Mitgliedsbeitrag (nicht steuerbar), Umsatzsteuer 19 %, Kleinunternehmer nach § 19 UStG, steuerbefreit nach § 4 UStG oder Körperschaft mit Beitragsbescheid. Ohne Umsatzsteuer ist der Hinweis auf dem Beleg vorbelegt, etwa der Verweis auf § 19 UStG, und lässt sich ändern.
Mitgliederliste aus Excel
.xlsx, .xls, .ods oder CSV bis 10 MB, Zeilen aus Excel einfügen oder Mitglieder von Hand anlegen; die Spalten werden automatisch zugeordnet.
Live-Vorschau
Die Rechnung steht neben dem Formular im Layout des PDFs und rechnet bei jeder Eingabe mit; auf dem Smartphone über „Rechnung ansehen“.
Entwurf im Browser
Bis Sie ein Konto anlegen, liegt der Entwurf nur in Ihrem Browser. Er wird 30 Tage nach der letzten Änderung gelöscht; verwerfen können Sie ihn jederzeit.
Versand nach bestätigter E-Mail
Mit dem Konto stehen Nummern und Beträge fest. Per E-Mail versenden und herunterladen können Sie, sobald Ihre E-Mail-Adresse bestätigt ist.
Alle Belege im Reiter „Rechnungen“
Suche nach Nummer, Name und Mitgliedsnummer, Filter nach Jahr, Status, Dokumentart und Versand, eine Vorschau jedes Belegs und der Download als ZIP, bei mehreren Rechnungsstellern mit einem Ordner je Rechnungssteller. Die Belege bleiben auch ohne Buchung lesbar und herunterladbar.
XRechnung für Mitglieder mit Leitweg-ID
Mitglieder mit Leitweg-ID oder Käuferreferenz erhalten ihre Rechnung zusätzlich als XRechnung. Die Leitweg-ID wird samt Prüfziffer geprüft. Bei einer Leitweg-ID wählen Sie den Zustellweg je Mitglied: im Portal der Behörde einreichen, E-Mail nur mit der XRechnung oder E-Mail mit PDF und XRechnung. Für die XRechnung braucht der Rechnungssteller eine Ansprechperson mit Telefon und E-Mail.
Die Beitragsrechnung ist Teil der Mitgliederverwaltung der Verbands App.
Preis
Was die Beitragsrechnung kostet
10 € je 1.000 Mitglieder im Monat
Mitgliederabrechnung (E-Rechnung), netto – jährlich 100 € je 1.000 Mitglieder.
Nur E-Rechnung für Beiträge: nach 30 Tagen Test (5.000 Mitglieder) 10 €/Monat bzw. 100 €/Jahr je 1.000 Mitglieder netto, bis 5 Verwaltungskonten, ohne Plattformpreis.
Die Testphase geht nicht automatisch in ein kostenpflichtiges Paket über; gebucht wird ausdrücklich in der Web-App. Ihre Belege bleiben auch ohne Buchung lesbar und herunterladbar.
Preise netto zzgl. USt., Stand Oktober 2026. Alle Bausteine und Preise
Häufige Fragen
Fragen zum Assistenten
Brauche ich für den Assistenten ein Konto?
Nein. Absender, Beitrag, Mitglieder und Prüfen erledigen Sie ohne Konto. Das Konto legen Sie erst im letzten Schritt an, mit E-Mail und Passwort, Google oder Apple; erst damit stehen Nummern und Beträge fest.
Wo liegt mein Entwurf, solange ich kein Konto habe?
In Ihrem Browser. Der Assistent speichert jede Eingabe dort und löscht den Entwurf 30 Tage nach der letzten Änderung, solange Sie kein Konto angelegt haben. Mit „Entwurf verwerfen“ löschen Sie ihn sofort. Nach der Kontoanlage laufen Datenbank, Dateien und serverseitige Verarbeitung im Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Einzelne Dienste, etwa die Anmeldung und die Zustellung von Push-Benachrichtigungen, arbeiten auch außerhalb der EU. Für Ihre Organisation gilt ab der Anlage unser Auftragsverarbeitungsvertrag; seine Anlage 3 nennt alle Dienstleister mit Ort und Grundlage (verbands.app/avv).
In welchem Format entsteht die E-Rechnung?
Als PDF mit eingebetteter E-Rechnung nach ZUGFeRD/Factur-X im Profil EN 16931: Das PDF lesen Menschen, die eingebetteten Daten liest die Software des Mitglieds. Mitglieder mit Leitweg-ID oder Käuferreferenz erhalten die Rechnung zusätzlich als XRechnung. Beitragsbescheide stellt der Assistent ohne E-Rechnung aus.
Unsere Geschäftsstelle rechnet für Innung und Fachverband ab. Geht das?
Ja. Legen Sie im Schritt „Absender“ einen weiteren Rechnungssteller an, insgesamt bis zu vier – jeden mit Anschrift, Bankverbindung, Steuerstatus und Nummernkreis – und ordnen Sie die Positionen zu. Je Mitglied entsteht dann je Rechnungssteller ein Beleg, etwa ein Beitragsbescheid der Innung und eine Rechnung des Fachverbands, und beide gehen als PDF gemeinsam in einer E-Mail hinaus.
Kann ich unsere Mitgliederliste aus Excel übernehmen?
Ja: als .xlsx, .xls, .ods oder CSV bis 10 MB, oder Sie fügen die Zeilen samt Kopfzeile aus Excel ein. Der Assistent ordnet die Spalten zu, auch Lohnsumme, Leitweg-ID und Käuferreferenz; was nicht passt, korrigieren Sie. Eine Beispieldatei zeigt den Aufbau.
Können wir unseren bisherigen Nummernkreis fortsetzen?
Ja. Je Rechnungssteller legen Sie Präfix und Startnummer fest; danach zählt der Nummernkreis selbst weiter. Vergeben werden die Nummern erst mit dem Konto, die Vorschau zeigt Beispiele.
Wann gehen die Rechnungen an die Mitglieder?
Erst, wenn Sie sie versenden: nach der Kontoanlage und der Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse im letzten Schritt des Assistenten oder später in der Beitragsübersicht. Rechnungsdatum ist der Tag, an dem ein Beleg versendet oder zum ersten Mal geöffnet wird.
Was passiert nach den 30 Tagen Test?
Die Testphase geht nicht automatisch in ein kostenpflichtiges Paket über. Wer weiter abrechnen will, bucht in der Web-App die Mitgliederabrechnung: 10 € je 1.000 Mitglieder im Monat, netto, ohne Plattformpreis und mit bis zu fünf Verwaltungskonten. Bis zur Buchung ruhen neue Beitragsläufe und der Versand neuer Belege; Ihre Belege bleiben lesbar und herunterladbar.
Ist das Format der E-Rechnung geprüft?
Ja. Am haben der Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT, Version 1.6.3 mit der Konfiguration XRechnung 3.0.2) und Mustang (Version 2.26.0) alle 23 Testdateien angenommen, zuletzt wiederholt am : 12 PDF-Dateien mit eingebetteter E-Rechnung nach Factur-X und 11 XRechnungen, wie sie Mitglieder mit Leitweg-ID oder Käuferreferenz zusätzlich erhalten. Geprüft wurden unter anderem Rechnungen mit 19 % Umsatzsteuer, auch mit zwei Positionen und mit eigenen Texten, steuerbefreite Rechnungen nach § 4 UStG, Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG, Belege für nicht steuerbare Mitgliedsbeiträge, Gutschriften und der Beleg eines weiteren Rechnungsstellers. Beitragsbescheide enthalten keine E-Rechnung und waren deshalb nicht Gegenstand der Prüfung.
Bereiten Sie Ihre Beitragsrechnungen heute im Browser vor.
Tragen Sie Absender, Beitrag und Mitglieder ein und prüfen Sie jede Rechnung in der Vorschau. Das Konto legen Sie erst an, wenn alles stimmt.
E-Rechnung ohne Konto starten
Kein Konto nötig, bis die Rechnungen stimmen.
Sprechen wir über Ihre Beitragsordnung.
Wenn Sie Formel, Rechnungssteller oder die Übernahme Ihrer Liste vorab besprechen möchten, erreichen Sie uns persönlich. Der Assistent bleibt jederzeit ohne Termin nutzbar.