E-Rechnung im Verband: Was gilt für Mitglieds­beiträge?

Echte Mitgliedsbeiträge: keine Leistung, keine Rechnungspflicht

Ein Verband, der die gemeinsamen Interessen seiner Branche oder seines Berufsstands vertritt, erbringt dem einzelnen Mitglied dafür keine Leistung. Nach Abschnitt 1.4 Abs. 1 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE) fehlt es dann an einem Leistungsaustausch: Echte Mitgliedsbeiträge sind nicht steuerbar. Voraussetzung ist, dass die Beiträge gleich hoch sind oder nach einem für alle Mitglieder verbindlichen Maßstab berechnet werden (Abschnitt 1.4 Abs. 2 UStAE). Ein Berufsverband, der nur echte Beiträge einnimmt, ist danach nicht Unternehmer (Abschnitt 2.10 Abs. 9 UStAE).

Die Pflicht, eine Rechnung auszustellen, setzt eine Lieferung oder sonstige Leistung voraus (§ 14 Abs. 2 UStG). Für echte Beiträge gibt es deshalb weder eine Rechnungspflicht noch eine Pflicht zur E-Rechnung. Das Beitragsschreiben kann als PDF per E-Mail oder auf Papier verschickt werden. Umsatzsteuer gehört nicht hinein: Wer in einem solchen Dokument Steuer ausweist, ohne dazu berechtigt zu sein, schuldet den ausgewiesenen Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG).

Was das Urteil des Bundesfinanzhofs vom 13. November 2025 bedeutet

Der Bundesfinanzhof hält diese Verwaltungsauffassung für unvereinbar mit dem Unionsrecht: Beiträge eines Sportvereins können Entgelt für dessen Angebote sein, auch wenn nicht jedes Mitglied sie nutzt (Urteil vom 13. November 2025, V R 4/23). Interessenvertretung, die der ganzen Branche oder dem Berufsstand zugutekommt, ist aber auch nach seiner Rechtsprechung grundsätzlich keine entgeltliche Leistung an die Mitglieder (Urteil vom 13. Dezember 2018, V R 45/17). Prüfen sollten Verbände vor allem Beiträge, die zugleich Leistungen für das einzelne Mitglied abgelten, etwa Beratung. Das Bundesfinanzministerium hat Abschnitt 1.4 UStAE bisher nicht geändert und zum Urteil nicht Stellung genommen. Würden Beiträge als Entgelt behandelt, gälten für sie die Regeln des nächsten Abschnitts.

Leistungen an einzelne Mitglieder: Hier gilt grundsätzlich die E-Rechnungspflicht

Anders liegt es, wenn der Verband Leistungen erbringt, die den Sonderbelangen einzelner Mitglieder dienen, und dafür Entgelte nach der tatsächlichen oder vermuteten Inanspruchnahme verlangt (Abschnitt 1.4 Abs. 1 Satz 2 UStAE). Im Verband sind das zum Beispiel:

• Teilnahmeentgelte für Seminare und Tagungen,
• Gutachten und Beratung im Einzelfall,
• Anzeigen von Mitgliedsunternehmen in Verbandsmedien,
• eine Fachzeitschrift, die das Mitglied sonst im Handel kaufen müsste (Abschnitt 1.4 Abs. 6 UStAE).

Bezieht ein Mitgliedsunternehmen die Leistung für sein Unternehmen und sind beide im Inland ansässig, muss der Verband innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen, grundsätzlich als E-Rechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Die Zustimmung des Mitglieds braucht er dafür nicht. Enthält eine Rechnung steuerpflichtige und steuerfreie Positionen, ist sie insgesamt als E-Rechnung auszustellen (Abschnitt 14.1 Abs. 4 UStAE).

Keine E-Rechnung ist nötig:

• bei Rechnungen bis 250 Euro einschließlich Umsatzsteuer: Sie dürfen immer als sonstige Rechnung verschickt werden, auf Papier oder mit Zustimmung des Mitglieds als PDF (§ 33 UStDV);
• bei Umsätzen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, denn für sie besteht keine Rechnungspflicht. Für Verbände kommt § 4 Nr. 22 Buchst. a UStG in Betracht: Vorträge, Kurse und andere Veranstaltungen wissenschaftlicher oder belehrender Art von Einrichtungen, die dem Zweck eines Berufsverbandes dienen, sind steuerfrei, wenn die Einnahmen überwiegend zur Deckung der Kosten verwendet werden;
• bei Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV);
• bei Leistungen an Mitglieder, die sie nicht für ein Unternehmen beziehen.

Empfangen: Pflicht seit dem 1. Januar 2025

Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können; Ausnahmen gibt es keine, auch nicht für Kleinunternehmer. Für Vereine und Verbände gilt das, soweit sie unternehmerisch tätig sind. Betreffen Leistungen nur den nichtunternehmerischen Bereich, muss der Verband E-Rechnungen weder empfangen noch ausstellen (Bundesfinanzministerium, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Fragen 5 und 12).

Ein Lieferant darf dem Verband für dessen unternehmerischen Bereich eine E-Rechnung schicken, ohne vorher zu fragen. Verweigert der Verband die Annahme, hat er keinen Anspruch auf eine sonstige Rechnung, etwa auf Papier (Abschnitt 14.1 Abs. 4 und 5 UStAE). Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz, bei ZUGFeRD auch dann, wenn das PDF etwas anderes zeigt (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE). Lesbar macht ihn der Viewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de. Aufzubewahren ist mindestens der strukturierte Teil, acht Jahre lang (§ 14b Abs. 1 UStG; Fragen und Antworten, Frage 13).

Ausstellen: Übergangsfristen bis Ende 2027

Ab wann ein Verband Rechnungen an Mitgliedsunternehmen als E-Rechnung ausstellen muss, regelt § 27 Abs. 38 UStG:

• Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 darf er bis zum 31. Dezember 2026 statt der E-Rechnung eine sonstige Rechnung übermitteln, auf Papier ohne Weiteres, als PDF mit Zustimmung des Mitglieds.
• Für Umsätze des Jahres 2027 gilt das bis zum 31. Dezember 2027 nur noch, wenn sein Gesamtumsatz im Jahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat.
• Für Umsätze ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen Pflicht.

Echte Mitgliedsbeiträge zählen beim Gesamtumsatz nicht mit: Er ist die Summe der steuerbaren Umsätze, abzüglich bestimmter steuerfreier (§ 19 Abs. 2 UStG).

Welche Formate als E-Rechnung gelten

Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Immer zulässig sind nach Abschnitt 14.1 Abs. 11 und 14 UStAE Formate nach EN 16931, z. B. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer MINIMUM und BASIC WL). Ein PDF ohne eingebetteten Datensatz ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung (Abschnitt 14.1 Abs. 2 UStAE). Die Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen, ein Verweis auf eine Anlage genügt nicht (Abschnitt 14.5 Abs. 1 UStAE).

Wer Rechnungen mit einer Software erstellt, prüft deshalb, ob sie eines dieser Formate erzeugt. Für Beitragsrechnungen bettet die Mitgliederverwaltung der Verbands App auf Wunsch eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD/Factur-X nach EN 16931 in die PDF-Rechnung ein.

So gehen Sie im Verband vor

1. Zahlungen einordnen: Welche Beiträge sind echte Mitgliedsbeiträge, welche Entgelte für Leistungen an einzelne Mitglieder? Pauschalen, die eine Leistung einschließen, etwa einen Beitrag mit Fachzeitschrift, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Weist das Beitragsschreiben dafür Umsatzsteuer aus, gelten die Regeln für Rechnungen über Leistungen.
2. Beitragsschreiben für echte Beiträge ohne Umsatzsteuer verschicken; ein PDF genügt.
3. Rechnungen über Leistungen an Mitgliedsunternehmen mit allen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG ausstellen und rechtzeitig auf E-Rechnung umstellen: für Umsätze ab 2027, wenn der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag, sonst ab 2028.
4. Den Empfang organisieren: ein Postfach für Rechnungen festlegen, einen Viewer bereitstellen und die E-Rechnungen unverändert ablegen.
5. Rechnungen über Umsätze von 2026, die keine E-Rechnung sind, noch 2026 verschicken, bei Umsätzen von 2027 noch 2027.

Dieser Artikel gibt den Rechtsstand vom 6. Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Quellen

1. § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
2. § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
3. § 14c UStG – Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
4. § 4 UStG – Steuerbefreiungen, hier Nr. 22
5. § 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer, Gesamtumsatz
6. § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften, hier Abs. 38
7. § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge
8. § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
9. Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 15. Oktober 2025: Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung, Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses
10. Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026
11. Umsatzsteuer-Anwendungserlass, konsolidierte Fassung, Stand 2. Juni 2026: Abschnitte 1.4, 2.10, 14.1, 14.4 und 14.5
12. Bundesfinanzhof, Urteil vom 13. November 2025, V R 4/23
13. Bundesfinanzhof, Urteil vom 13. Dezember 2018, V R 45/17