Ratgeber

Mitgliedsantrag online: neue Mitglieder digital aufnehmen

Ein Mitgliedsantrag online erspart der Geschäftsstelle Papierformulare und das Abtippen der Angaben. Bevor ein Verband auf die Unterschrift verzichtet, klärt er drei Fragen: Was verlangt seine Satzung für den Antrag, welche Angaben braucht er von einem Mitgliedsunternehmen wirklich, und wie informiert er über deren Verarbeitung?

Arek Radtke, Geschäftsführer der radtke solutions GmbH · Stand: 21. Oktober 2026

Das Wichtigste in Kürze

Die Satzung eines eingetragenen Vereins soll den Eintritt der Mitglieder regeln, nach dem Leitfaden des Bundesjustizministeriums auch die Form des Aufnahmeantrags.
Verlangt sie den Antrag „schriftlich“, ist das eine vereinbarte Form: Im Zweifel genügt eine E-Mail (§ 127 Abs. 2 BGB), und ein Formfehler macht die Aufnahme nach dem Bundesgerichtshof nicht ohne Weiteres unwirksam.
Klarer ist eine Satzung, die den Antrag in Textform verlangt, wie die Mustersatzung des Bundesjustizministeriums.
Abgefragt wird nur, was die Mitgliedschaft braucht. Über die Verarbeitung informiert der Verband schon im Antrag.

Was die Satzung zu Aufnahme und Form regelt

Ist der Verband ein eingetragener Verein, soll seine Satzung Bestimmungen über den Eintritt der Mitglieder enthalten (§ 58 Nr. 1 BGB). Der Leitfaden zum Vereinsrecht des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz empfiehlt, dort das Aufnahmeverfahren zu regeln und die Form der Eintrittserklärung anzugeben.

Rechtlich ist die Aufnahme ein Vertrag. Das Unternehmen stellt einen Aufnahmeantrag; der Verband nimmt ihn an und teilt die Annahme mit. Wer für den Verband entscheidet, bestimmt die Satzung. In der Mustersatzung des Ministeriums ist es der Vorstand. Für ein Mitgliedsunternehmen erklärt den Beitritt, wer es vertreten darf: die Geschäftsführung oder eine bevollmächtigte Person.

Schriftform oder Textform: was online genügt

Für einen Online-Antrag sind drei Formen des BGB wichtig:

Die Schriftform verlangt eine eigenhändige Unterschrift (§ 126 Abs. 1 BGB).
Die elektronische Form ersetzt sie durch eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 126 Abs. 3, § 126a BGB).
Die Textform verlangt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, die den Erklärenden nennt (§ 126b BGB), zum Beispiel eine E-Mail.

Verlangt die Satzung den Antrag „schriftlich“, ist das keine gesetzliche, sondern eine durch Rechtsgeschäft bestimmte Form. So hat es der Bundesgerichtshof für den Aufnahmeantrag in der Satzung eines Arbeitgeberverbands entschieden (Urteil vom 29. Juli 2014, II ZR 243/13, Rn. 20). Für eine solche Form genügt nach § 127 Abs. 2 BGB im Zweifel die telekommunikative Übermittlung, also auch eine E-Mail ohne Unterschrift. Für Einladungen zur Mitgliederversammlung haben das die Oberlandesgerichte Hamburg und Hamm entschieden.

Nach einer engeren Auffassung, die das OLG Hamm wiedergibt, entfällt bei Verträgen die Unterschrift nicht; ob ein Antrag in einer App „schriftlich“ ist, bleibt damit offen. Ein Formfehler macht die Aufnahme aber nicht ohne Weiteres unwirksam: Nichtig ist sie nur, wenn die Form nach der Satzung mehr sichern soll als Klarstellung und Beweis (§ 125 Satz 2 BGB). Im entschiedenen Fall hat der Bundesgerichtshof das verneint (Rn. 20 f.).

Eindeutig wird es mit einer Satzungsänderung. Die Mustersatzung des Ministeriums lässt den Aufnahmeantrag in Textform stellen. Das deckt jedenfalls den Antrag per E-Mail; bei einem Formular in einer App kommt es darauf an, dass die Erklärung den Antragsteller nennt und beim Verband unverändert gespeichert wird (§ 126b Satz 2 BGB). Die Änderung beschließt die Mitgliederversammlung mit drei Vierteln der abgegebenen Stimmen, soweit die Satzung nichts anderes bestimmt (§ 33 Abs. 1, § 40 BGB). Wirksam wird sie mit der Eintragung ins Vereinsregister (§ 71 Abs. 1 BGB).

Welche Angaben ein Antrag braucht

Für Aufnahme und Abrechnung eines Mitgliedsunternehmens braucht der Verband:

Firma, Rechtsform und Sitz,
die Anschrift für Post und Rechnungen, wenn sie vom Sitz abweicht,
Name und Funktion der Person, die den Antrag stellt, und eine Ansprechperson mit Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer,
Rechnungsangaben, etwa eine E-Mail-Adresse für Rechnungen und gegebenenfalls die USt-IdNr.,
was die Beitragsordnung zur Einstufung braucht,
die Zustimmung zu Satzung und Beitragsordnung in der geltenden Fassung.

Alles Weitere fragt der Antrag nur ab, wenn der Verband es für einen festgelegten Zweck braucht. Personenbezogene Daten müssen dem Zweck angemessen und auf das notwendige Maß beschränkt sein (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO). Angaben über eine juristische Person wie Name, Rechtsform und Kontaktdaten fallen nicht unter die DSGVO (Erwägungsgrund 14). Personenbezogen sind die Angaben zu den genannten Personen und bei einem Einzelunternehmen alle Angaben, denn sie betreffen den Inhaber (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).

Informieren bei der Erhebung

Erhebt der Verband Daten bei der betroffenen Person, informiert er sie zum Zeitpunkt der Erhebung (Art. 13 DSGVO), im Online-Antrag also vor dem Absenden. Dazu gehören:

Name und Kontaktdaten des Verbands, gegebenenfalls des Datenschutzbeauftragten,
Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung, bei berechtigtem Interesse auch dieses Interesse,
Empfänger, etwa ein Zahlungsdienstleister,
die Speicherdauer oder die Kriterien dafür,
die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit sowie das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde,
ob die Angaben für die Aufnahme erforderlich sind und was folgt, wenn sie fehlen.

Für die Angaben, die die Mitgliedschaft erfordert, braucht der Verband keine Einwilligung, so der Landesbeauftragte für den Datenschutz Baden-Württemberg. Ist das Mitglied ein Einzelunternehmer, ist er selbst Vertragspartei; Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Wer für eine Gesellschaft handelt, etwa eine GmbH, ist es nicht. Für die Daten dieser Personen stützt sich der Verband auf sein berechtigtes Interesse, die Mitgliedschaft des Unternehmens zu betreuen (Buchst. f), und weist sie gesondert auf ihr Widerspruchsrecht hin (Art. 21 Abs. 4 DSGVO). Trägt das Unternehmen eine andere Person ein als die, die den Antrag stellt, informiert der Verband diese nach Art. 14 DSGVO, spätestens mit der ersten Nachricht an sie.

Freiwillige Angaben, etwa für die Nennung der Ansprechperson im Mitgliederverzeichnis, beruhen auf einer Einwilligung der Person selbst (Buchst. a), nicht des Unternehmens. Sie steht klar getrennt von den Pflichtangaben (Art. 7 Abs. 2 DSGVO), ist nicht vorausgewählt (Erwägungsgrund 32) und jederzeit widerruflich (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Hängt die Aufnahme von ihr ab, spricht das nach Art. 7 Abs. 4 DSGVO gegen ihre Freiwilligkeit.

Vom Eingang bis zur Begrüßung

Eingang bestätigen: Das Unternehmen erfährt, dass sein Antrag angekommen ist und wer darüber entscheidet.
Prüfen: Erfüllt es die Voraussetzungen der Satzung, etwa Branche oder Sitz? Fehlt eine Angabe, fragt die Geschäftsstelle nach.
Entscheiden: Das zuständige Organ entscheidet, wie es die Satzung vorsieht, und die Geschäftsstelle hält die Entscheidung mit Datum fest.
Annahme mitteilen: Erst mit der Mitteilung kommt die Aufnahme zustande. Sie nennt den Beginn der Mitgliedschaft.
Begrüßen: Mitgliedsnummer, erster Beitrag mit Fälligkeit und Zahlungsweg, Zugänge zu den Angeboten des Verbands und eine Ansprechperson in der Geschäftsstelle. Was für ein Lastschriftmandat gilt, erklärt der Artikel „Mitgliedsbeiträge per SEPA-Lastschrift einziehen“.

Ablehnung und Rückfrage

Nach dem Leitfaden kann ein Verein über einen Aufnahmeantrag grundsätzlich frei entscheiden und ihn ohne Begründung ablehnen. Für Verbände von Unternehmen gilt das nur eingeschränkt: Wirtschafts- und Berufsvereinigungen dürfen die Aufnahme eines Unternehmens nicht ablehnen, wenn das eine sachlich nicht gerechtfertigte Ungleichbehandlung wäre und das Unternehmen im Wettbewerb unbillig benachteiligte (§ 20 Abs. 5 GWB). Eine überragende Machtstellung, wie sie der Leitfaden nennt, setzt das nicht voraus. Eine Innung darf einem Betrieb, der die gesetzlichen und satzungsmäßigen Voraussetzungen erfüllt, den Eintritt nicht versagen (§ 58 Abs. 3 HwO). Wer ablehnt, hält deshalb den sachlichen Grund fest, etwa die fehlende Voraussetzung der Satzung.

Eine Rückfrage ist keine Ablehnung: Der Antrag bleibt offen, bis die fehlende Angabe vorliegt. Die Mitgliederverwaltung der Verbands App speichert die Zustimmung zu Satzung und Beitragsordnung mit Fassung und Zeitpunkt.

Dieser Artikel gibt den Rechtsstand vom 6. Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung.