Ratgeber

Mitgliedsunternehmen verwalten: Firmen, Ansprechpersonen, Beiträge

In einem Verband mit Mitgliedsunternehmen ist das Unternehmen Mitglied, nicht der Mensch, der den Antrag gestellt hat. Die Geschäftsstelle muss trotzdem wissen, wer Rechnungen bekommt, wer Rundschreiben liest und wer für das Unternehmen abstimmt. Dafür trennt sie das Unternehmen von seinen Personen und legt fest, was bei einem Wechsel geschieht.

Arek Radtke, Geschäftsführer der radtke solutions GmbH · Stand: 21. Oktober 2026

Das Wichtigste in Kürze

Bei der Firmenmitgliedschaft ist das Unternehmen Mitglied und handelt durch seine Organe. Wechseln die Personen, bleibt die Mitgliedschaft bestehen.
Je Aufgabe benennt das Unternehmen eine Person oder Adresse: für die Betreuung der Mitgliedschaft, für Rechnungen und für Rundschreiben.
Rechnungen über Leistungen nennen das Unternehmen mit vollständigem Namen und Anschrift. Die USt-IdNr. des Mitgliedsunternehmens ist nur in Sonderfällen Pflicht.
Für die Daten der Ansprechpersonen gilt meist das berechtigte Interesse des Verbands; Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO trägt nur, wenn die Person selbst Vertragspartei ist.

Firmenmitgliedschaft oder persönliche Mitgliedschaft

Bei der Firmenmitgliedschaft ist das Unternehmen Mitglied, etwa eine GmbH, eine AG oder eine KG. Beim Beitritt handeln für juristische Personen und rechtsfähige Personenvereinigungen ihre zuständigen Vertretungsorgane (Leitfaden zum Vereinsrecht des Bundesjustizministeriums, S. 52), bei einer GmbH also die Geschäftsführung. Bei der persönlichen Mitgliedschaft ist ein Mensch Mitglied, etwa in einem Berufsverband. Ein Einzelunternehmen ist keine eigene Person: Mitglied ist dann der Inhaber selbst.

Für die Geschäftsstelle folgen daraus drei Unterschiede:

Wechsel: Die Mitgliedschaft des Unternehmens bleibt bestehen, wenn Geschäftsführung oder Ansprechperson wechseln. Eine persönliche Mitgliedschaft geht dagegen mit dem Menschen, wenn er den Arbeitgeber wechselt. Beide sind nicht übertragbar und nicht vererblich, soweit die Satzung nichts anderes bestimmt (§ 38 Satz 1, § 40 BGB): Wer den Betrieb eines Einzelunternehmers übernimmt oder erbt, wird nicht ohne Weiteres Mitglied.
Stimmrecht: In der Mitgliederversammlung stimmt für das Unternehmen sein Vertretungsorgan ab, ohne dass die Satzung es zulassen muss. Wer nur bevollmächtigt ist, etwa ein Prokurist oder die Ansprechperson, darf nur abstimmen, wenn die Satzung es erlaubt (§ 38 Satz 2, § 40 BGB; Leitfaden, S. 30 und 35). Üblich ist eine Klausel, die eine Vollmacht in Textform zulässt; wirksam wird sie mit der Eintragung (§ 71 Abs. 1 BGB).
Beitrag: Schuldner ist das Unternehmen. Beitragsschreiben, Rechnungen und Zahlungserinnerungen richten sich an das Unternehmen.

Ansprechpersonen und Mitarbeitende mit klaren Rollen

Damit Post richtig ankommt, hält die Geschäftsstelle fest, wer im Mitgliedsunternehmen welche Aufgabe hat:

Die Ansprechperson betreut die Mitgliedschaft: Sie meldet Änderungen, benennt weitere Personen und beantwortet Rückfragen der Geschäftsstelle.
Rechnungen gehen an eine E-Mail-Adresse, die das Unternehmen dafür benennt, am besten an ein Funktionspostfach seiner Rechnungsabteilung, das Urlaub und Personalwechsel übersteht.
Rundschreiben erhalten die Mitarbeitenden, die sie fachlich brauchen, etwa die Fachleute für Tarif, Technik oder Recht.

Wechselt die Ansprechperson, benennt das Unternehmen die neue, und der Verband berichtigt die gespeicherten Angaben unverzüglich (Art. 5 Abs. 1 Buchst. d DSGVO). Die Angaben der ausgeschiedenen Person löscht er, sobald er sie nicht mehr braucht (Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO) und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO). Ihre Zugänge und Ausweise sperrt er mit dem Ausscheiden.

In der Mitgliederverwaltung der Verbands App ist das Unternehmen im Modus „Organisationen“ Vertragspartner. Wer den Antrag stellt, wird Ansprechperson und nimmt weitere Personen selbst auf. Beantragt jemand mit der E-Mail-Domain eines Mitgliedsunternehmens die Mitgliedschaft, schlägt die App den Beitritt zu dessen Mitgliedschaft vor, bei Freemail-Adressen nie.

Rechnungsangaben: Firma, Anschrift, USt-IdNr.

Ob der Verband über einen Beitrag überhaupt eine Rechnung ausstellen muss, erklärt der Artikel „E-Rechnung im Verband: Was gilt für Mitgliedsbeiträge?“. Für Rechnungen über Leistungen an Mitgliedsunternehmen, etwa Anzeigen oder Gutachten, verlangt § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers. Leistungsempfänger ist das Unternehmen; auf die Rechnung gehört also seine Firma einschließlich Rechtsform, nicht der Name der Ansprechperson.

Die USt-IdNr. des Mitgliedsunternehmens gehört nicht zu den Pflichtangaben einer Rechnung an ein inländisches Unternehmen; Pflicht ist dort die Steuernummer oder USt-IdNr. des Verbands selbst (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG). Anzugeben ist sie in Sonderfällen, etwa bei einer Anzeige für ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat (§ 14a Abs. 1 Satz 3 UStG).

Beiträge nach der Beitragsordnung bemessen

Ist der Verband ein eingetragener Verein, soll seine Satzung bestimmen, ob und welche Beiträge die Mitglieder leisten (§ 58 Nr. 2 BGB). Ohne Grundlage in der Satzung kann er keine Beiträge erheben (Leitfaden, S. 49). Art und Höhe können in einer Vereinsordnung wie der Beitragsordnung stehen; das dafür zuständige Organ nennt die Satzung am besten selbst (Leitfaden, S. 18).

Das Gesetz geht von gleichen Rechten und Pflichten aller Mitglieder aus, die Satzung kann aber unterscheiden (Leitfaden, S. 48 f.), etwa zwischen ordentlichen und fördernden Mitgliedern. Umsatzsteuerlich setzen echte Mitgliedsbeiträge voraus, dass sie gleich hoch sind oder nach einem für alle Mitglieder verbindlichen Maßstab gleichmäßig errechnet werden (Abschnitt 1.4 Abs. 2 UStAE). Das allein genügt nicht: Dient der Beitrag Leistungen an einzelne Mitglieder und richtet er sich nach deren tatsächlicher oder vermuteter Nutzung, ist er Entgelt (Abs. 1 Satz 2). Mehr dazu im Artikel zur E-Rechnung.

Für die Verwaltung lässt sich die Beitragsordnung in Mitgliedstypen übersetzen: Jede Gruppe mit eigenem Beitrag wird ein Typ mit Betrag, Zahlungsintervall und Kündigungsfrist. Ändert das zuständige Organ einen Betrag, gilt er ab einem Stichtag, und frühere Zeiträume bleiben mit dem alten Betrag nachvollziehbar.

Datenschutz für die Ansprechpersonen

Angaben über eine juristische Person, etwa Firma, Rechtsform und Kontaktdaten, fallen nicht unter die DSGVO (Erwägungsgrund 14). Personenbezogen sind die Angaben zu Ansprechpersonen und Mitarbeitenden, bei einem Einzelunternehmen alle Angaben, denn sie betreffen den Inhaber (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).

Die Rechtsgrundlage hängt davon ab, wer Vertragspartei ist. Ein Einzelunternehmer ist es selbst; für seine Daten gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Die Ansprechperson einer GmbH ist es nicht. Für ihre Daten stützt sich der Verband auf sein berechtigtes Interesse, die Mitgliedschaft des Unternehmens zu betreuen (Buchst. f), und weist sie spätestens bei der ersten Kommunikation gesondert auf ihr Widerspruchsrecht hin (Art. 21 Abs. 4 DSGVO).

Meldet das Unternehmen eine weitere Person, etwa eine neue Ansprechperson, erhebt der Verband deren Daten nicht bei ihr selbst. Er informiert sie dann nach Art. 14 DSGVO: innerhalb einer angemessenen Frist, längstens innerhalb eines Monats, und wenn er ihr schreibt, spätestens mit der ersten Nachricht (Art. 14 Abs. 3 DSGVO; Datenschutzkonferenz, Kurzpapier Nr. 10).

Den Bestand aus Excel übernehmen

Vor der Übernahme räumt die Geschäftsstelle die Tabelle auf:

Unternehmen und Personen trennen: Spalten für Firma, Rechtsform, Anschrift, USt-IdNr., Mitgliedstyp und Eintrittsdatum, daneben die Ansprechperson mit Name und E-Mail-Adresse.
Dubletten suchen: Dasselbe Unternehmen steht oft zweimal in der Liste, etwa unter altem und neuem Namen oder mit und ohne Rechtsform.
Typen angleichen: Jede Bezeichnung in der Tabelle muss einem Mitgliedstyp der Beitragsordnung entsprechen.
Aussortieren: Ausgeschiedene Ansprechpersonen und überholte Notizen wandern nicht mit (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c und e DSGVO).
Mandate klären: Unterschriebene Lastschriftmandate auf Papier bleiben im Original aufbewahrt; ob ein neuer Zahlungsdienstleister sie weiter nutzen kann, klärt der Verband mit ihm.

Läuft die Software auf den Servern des Anbieters, ist er in der Regel Auftragsverarbeiter. Vor der Übernahme schließt der Verband mit ihm einen Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO (Datenschutzkonferenz, Kurzpapier Nr. 13). In den Datenschutzhinweisen nennt er den Anbieter als Empfänger (Landesbeauftragter für den Datenschutz Baden-Württemberg, Praxisratgeber, S. 13).

Dieser Artikel gibt den Rechtsstand vom 12. Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.